Hauptversammlungen

während Corona

Aufgrund einiger Nachfragen fassen wir hier die wichtigsten Daten zum Thema "Jahreshauptversammlung während Corona" zusammen.

 

Quelle: https://www.igkultur.at/artikel/vereinsleben-corona

Mitgliederversammlungen und Sitzungen


Verschiebung von Mitgliederversammlungen 

Mitgliederversammlungen von Vereinen können bis Jahresende 2021 verschoben werden, auch wenn die Statuten frühere Fristen oder Termine vorsehen. Vereine die im Jahr 2020 oder im Frühjahr 2021 ihre Generalversammlung abhalten müssten, können dies also auf einen späteren Zeitpunkt im Jahr 2021 verschieben. 

Wichtig: Das Covid-19 Gesetz sieht vor, dass „eine davor ablaufende Funktionsperiode eines Vereinsorgans sich bis zu dieser Versammlung verlängert, sofern nicht früher dessen Abberufung oder eine Neubestellung erfolgt“. Zwar verlängert sich durch diese Bestimmung die Funktionsperiode quasi automatisch, damit dies in der Praxis jedoch schlagend wird, muss die Verlängerung der Funktionsperiode unbedingt bei der zuständigen Vereinsbehörde mit statutengemäßen Unterschriften beantragt werden. Der exakte Generalversammlungstermin muss dafür noch nicht feststehen. Es reicht, wenn um Verlängerung bis zum 31.12.2021 angesucht wird.

Rechtsgrundlage: § 2 Abs 3a Gesellschaftsrechtliches COVID-19-Gesetz
 


Virtuelle Vereinsversammlungen 

Alternativ zu einer Verschiebung von Vereinsversammlungen besteht weiterhin die Möglichkeit, Versammlungen im Jahr 2021 ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer*innen durchzuführen und Beschlüsse auf andere Weise als in physischer Versammlung zu fassen – auch wenn die Statuten dies nicht vorsehen. Das heißt konkret: virtuelle Versammlung oder schriftliche Beschlussfassungen. 

Dies ist vor allem relevant, wenn etwa die Generalversammlung verschoben werden soll und die Statuten vorsehen, dass hierfür ein Beschluss des Leistungsorgans erforderlich ist. Kann sich dieses aufgrund der COVID-Situation nicht physisch treffen um den Beschluss zu fassen, so kann dies in einer virtuellen Sitzung oder schriftlich beschlossen werden, auch wenn die Statuten diese Möglichkeit nicht vorsehen. 
 

Damit virtuelle Versammlungen zulässig sind, ist folgendes zu beachten: 

  • Virtuelle Versammlungen sind grundsätzlich als Videokonferenz durchzuführen, bei der sich alle Teilnehmer*innen zu Wort melden und an Abstimmungen teilnehmen können. 
  • Da es vorkommen kann, dass manche Teilnehmer*innen nicht über die Voraussetzungen für die Teilnahme an einer Videokonferenz verfügen (z.B. schlechtes Internet oder die erforderlichen technischen Hilfsmittel fehlen) bzw. diese nicht verwenden oder wollen, reicht es aus, wenn diese Personen rein akustisch (z.B. via Telefon) teilnehmen. Jedoch darf maximal die Hälfte der Teilnehmer*innen nur akustisch an virtuellen Versammlungen teilnehmen. Auch bloß akustisch Zugeschaltene gelten aber in jeder Hinsicht als Teilnehmende, daher sind sie z.B. auch bei der Feststellung eines allfälligen Präsenzquorums mitzuzählen. 
     
  • Die in den Statuten definierten Voraussetzungen zur Einberufung von Sitzungen/ Versammlungen gelten auch für virtuelle Versammlungen weiterhin, das heißt: 
  • Die Entscheidung über Einberufung der virtuellen Sitzung/ Versammlung und (NEU) welche Technologie dabei verwendet wird, obliegt jenem Organ, das in den Statuten dafür vorgesehen ist, in der Regel wird dies der Vorstand / das Leitungsorgan sein. 
  • Die in den Statuten definierten Fristenläufe (z.B. bis wann spätestens eine Einladung zur Mitgliederversammlung zu erfolgen hat) gelten weiterhin.
  • Dies gilt auch für weitere in den Statuten vorgesehen Bestimmungen, etwa  Fristen zur Bekanntgabe der Tagesordnung, etc..
  • Zusätzlich muss die Einladung Informationen darüber enthalten, welche organisatorischen (z.B. vorherige Anmeldung) und technischen Voraussetzungen (z.B. notwendige technische Ausstattung) für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen. 
     
  • Virtuellen Versammlungen sind grundsätzlich analog zu Versammlungen im „Realraum“ durchzuführen, mit folgenden Zusatzbestimmungen: 
  • Bestehen Zweifel an der Identität von Teilnehmer*innen (z.B. bei der erstmaligen Teilnahme einer bislang unbekannten Person), sind geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um die Identität zu überprüfen (z.B. durch die Bitte, einen Lichtbildausweis vor die Kamera zu halten). 

  • Bezüglich technischen Problemen (z.B. Verbindungsproblem) ist klargestellt, dass der Verein grundsätzlich nur für die eigene „technische Sphäre“ verantwortlich ist, das betrifft nicht nur möglichst Schadenersatzansprüch einzelner Mitglieder sondern auch das gültige Zustandekommen von Beschlüssen. Bei einer überschaubaren Teilnehmer*innen-Zahl sind Verein jedoch angehalten, erkennbare Verbindungsproblemen auch bloß einzelner Teilnehmender zum Anlass zu nehmen, die virtuelle Versammlung zu unterbrechen um diesen Teilnehmenden einen neuerlichen Verbindungsaufbau zu ermöglichen. 
     

Für Sitzungen mit nur einigen Teilnehmer*innen wie z.B. Vorstandssitzungen sollten virtuelle Versammlungen kein Problem darstellen, für Generalversammlungen mit vielen Mitgliedern sollte vorausgesetzt sein, dass wirklich allen Mitgliedern ein online-Zugang und somit die Teilnahme möglich ist, um eventuelle Anfechtungen ausschließen zu können! Hilfreich dabei könnten Stimmübertragungen sein, wenn diese laut Statuten möglich sind.
 

Da dies jedoch nicht immer möglich ist, wurden zusätzlich Sonderbestimmungen erlassen, die für virtuelle Generalversammlungen von Vereinen und Vereinsversammlungen, an denen mehr als 30 Personen teilnahmeberechtigt sind, gelten: 

  • Bei virtuell durchgeführten Generalversammlungen von Vereinen, müssen die Mitglieder dem Verlauf der Versammlung folgen können. Um Wortmeldungen abzugeben und an der Abstimmung teilzunehmen können jedoch Sonderregelungen beschlossen werden:
  • Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. 
  • Für Abstimmungen bzw. Beschlussfassungen, die gemäß Statuten durch die Generalversammlung zu erfolgen müssen, kann – wenn dies virtuell nicht möglich oder zweckmäßig ist – der Vorstand beschließen, dass dies schriftlich erfolgt, auch wenn dies in den Statuten nicht vorgesehen ist: 

    • Im Fall schriftliche geplanter Abstimmungen gelten dieselben Vorschriften wie für die Einladung zur Generalversammlung (z.B. fristgerechte Bekanntgabe, dass eine schriftliche Abstimmung geplant ist). 
    • Im Fall schriftlicher Beschlussanträge sind diese allen Mitgliedern bekannt zu machen. Die Mitglieder müssen die Gelegenheit haben, binnen 72 Stunden vor der Abstimmung dazu schriftlich Stellung zu nehmen und Fragen zu stellen. Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung. 

  • Für die Abstimmung selbst sind zwei Optionen möglich: 

    • Der Abstimmungstext ist den Mitgliedern zusammen mit einen Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.
    • Abstimmungen können in elektronischer Form erfolgen, sofern die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.


Eine zusätzliche Herausforderung stellen weiterhin geheime Abstimmungen und Wahlen dar – sofern in den Statuten vorgesehen – die für virtuelle Sitzungen zwar  technisch umsetzbar sind, sich jedoch eher aufwändig gestalten. Hilfestellungen dazu bietet die Kanzlei h-i-p

Dieses Gesetz ist bis 31.12.2021 in Kraft, sollte es darüber hinaus für den Verein praktikabel sein Sitzungen und Versammlungen virtuell abzuhalten, braucht es dazu eine Bestimmung in den Vereinsstatuten.

 

Rechnungsprüfung


Die Regelung für virtuelle Sitzungen gilt für alle Organe des Vereines, somit kann auch die Rechnungsprüfung virtuell stattfinden! Die Unterlagen dazu müssen aber den jeweiligen Rechnungsprüfer*innen zur Durchsicht vorgelegt werden. Danach kann die gemeinsame Analyse in einer virtuellen Treffen vorgenommen werden. Der Rechnungsprüfungsbericht sollte schriftlich verfasst, dem Vorstand mitgeteilt und dann aber auch in der gegebenenfalls auch virtuellen Generalversammlung mündlich vorgetragen werden (VerG §21 Abs. 4).

 

Termine und Fristen


Nachdem im Covid-19-Gesetz auch eine Unterbrechung von Verfahren und Fristen festgelegt wurde (die Zeit vom 22.3.2020 bis zum 30.4.2020 wird nicht eingerechnet), betrifft das auch bestimmte Fristen die das Vereinsgesetz (VerG) vorsieht: 

  • die einjährige Frist in der ein Vereinsbeschluss durch eine gerichtliche Klage angefochten werden kann wird für die Zeit von 22.3. bis 30.4.2020 gehemmt.
  • die Frist für die Bereitstellung und Vorlage der Jahresabschluss-Unterlagen (lt. VerG innerhalb von 5 Monaten nach Ende des Rechnungsjahres) darf um höchstens 4 Monate überschritten werden.
  • Termine für Versammlungen, die in den Statuten für einen bestimmten Zeitpunkt festgelegt sind (zb. wenn die Generalversammlung in der 1. Jahreshälfte stattfinden soll) 
  • die Frist für die Bestellung der ersten organschaftlichen Vertreter*innen innerhalb eines Jahres ab seiner Entstehung. Sollte sich die Wahl durch die aktuelle Krise verzögern, kann ein entsprechender Antrag auf Fristverlängerung (Begründung: Covid-19 Maßnahmen) an die Vereinsbehörde gestellt werden.

 

Für folgende Fristen gelten diese Regelungen allerdings NICHT: 

Fristen aus dem Vereinsgesetz:

  • Informationspflicht der Organschaftlichen Vertreter*innen gegenüber den Mitgliedern durch begründetes Verlangen (binnen 4 Wochen)
  • Meldungspflichen der organschaftlichen Vertreter*innen oder Rechnungsprüfer*innen oder Abwickler*innen an die Vereinsbehörde (Änderung der Statuten/ der organschaftlichen Vertreter*innen/ der Vereinsanschrift binnen 4 Wochen, freiwillige Auflösung binnen 4 Wochen, Beendigung der Abwicklung unverzüglich)
     

Vereinsinterne Fristen, die in den jeweiligen Statuten festgelegt sind:

  • Einladungsfristen für die Vorstandssitzungen, Generalversammlung, außerordentliche Generalversammlung, Übermittlung der Tagesordnungspunkte etc.
  • Funktonsperioden von Vereinsorganen

 

Quelle: https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=20011116

Allgemeine Bestimmungen

§ 1.

(1) Eine Versammlung, bei der alle oder einzelne Teilnehmer nicht physisch anwesend sind, wird in dieser Verordnung als „virtuelle Versammlung“ bezeichnet.

(2) Unter dem Begriff „Gesellschaft“ sind in dieser Verordnung alle in § 1 Abs. 1 COVID-19-GesG aufgezählten Rechtsformen zu verstehen.

(3) Soweit in dieser Verordnung nichts Anderes bestimmt wird, sind für die Einberufung und die Durchführung einer virtuellen Versammlung dieselben gesetzlichen oder gesellschaftsvertraglichen Regelungen einzuhalten wie für eine sonstige Versammlung dieser Art.

(4) Durch diese Verordnung werden gesetzliche oder gesellschaftsvertragliche Regelungen, nach denen die Durchführung einer Versammlung ohne physische Anwesenheit der Teilnehmer oder eine sonstige Art der Beschlussfassung bereits zulässig ist, nicht berührt.

§ 2

Text

Zulässigkeit virtueller Versammlungen

§ 2.

(1) Die Durchführung einer virtuellen Versammlung ist zulässig, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht. Dabei muss es jedem Teilnehmer möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen.

(2) Falls einzelne, höchstens jedoch die Hälfte der Teilnehmer nicht über die technischen Mittel für eine akustische und optische Verbindung mit der virtuellen Versammlung verfügen oder diese Mittel nicht verwenden können oder wollen, so ist es auch ausreichend, wenn die betreffenden Teilnehmer nur akustisch mit der Versammlung verbunden sind.

(3) Die Entscheidung, ob eine virtuelle Versammlung durchgeführt werden soll und welche Verbindungstechnologie dabei zum Einsatz kommt, ist von jenem Organ oder Organmitglied zu treffen, das die betreffende Versammlung einberuft. Dabei sind sowohl die Interessen der Gesellschaft als auch die Interessen der Teilnehmer angemessen zu berücksichtigen.

(4) In der Einberufung der virtuellen Versammlung ist anzugeben, welche organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Versammlung bestehen.

(5) Wenn bei einer virtuellen Versammlung Anlass zu Zweifeln an der Identität eines Teilnehmers besteht, so hat die Gesellschaft seine Identität auf geeignete Weise zu überprüfen.

(6) Die Gesellschaft ist für den Einsatz von technischen Kommunikationsmitteln nur insoweit verantwortlich, als diese ihrer Sphäre zuzurechnen sind.

§ 3

Text

Sonderbestimmung für die Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft

§ 3.

(1) Für die virtuelle Durchführung der Hauptversammlung einer Aktiengesellschaft ist es auch ausreichend, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Verbindung in Echtzeit besteht, wobei der einzelne Aktionär dem Verlauf der Versammlung nur folgen kann, aber auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. § 2 Abs. 2 gilt sinngemäß; ergänzend sind die Bestimmungen über die Fernteilnahme (§ 102 Abs. 3 Z 2 AktG) und die Fernabstimmung (§ 102 Abs. 3 Z 3 AktG und § 126 AktG) sinngemäß anzuwenden.

(2) Zusätzlich zur virtuellen Durchführung der Hauptversammlung kann auch eine Übertragung der Hauptversammlung (§ 102 Abs. 4 AktG) und/oder eine Abstimmung per Brief (§ 127 AktG) erfolgen, auch wenn dies nicht in der Satzung vorgesehen ist.

(3) Wenn die Informationen gemäß § 2 Abs. 4 in der Einberufung der Hauptversammlung der Gesellschaft noch nicht enthalten sind, so ist es ausreichend, wenn diese Informationen ab dem 21. Tag vor der Hauptversammlung gemäß § 108 Abs. 3 bis 5 AktG bereitgestellt werden und dies in der Einberufung angekündigt wird.

(4) Wenn die Hauptversammlung einer börsenotierten Gesellschaft, einer Gesellschaft im Sinn des § 10 Abs. 1 Z 2 AktG oder einer Gesellschaft mit mehr als 50 Aktionären übertragen wird (§ 102 Abs. 4 AktG), so kann abweichend von Abs. 1 vorgesehen werden, dass die Stellung eines Beschlussantrags, die Stimmabgabe und die Erhebung eines Widerspruchs in der virtuellen Hauptversammlung nur durch einen besonderen Stimmrechtsvertreter erfolgen kann. Als besondere Stimmrechtsvertreter hat die Gesellschaft zumindest vier geeignete und von ihr unabhängige Personen vorzuschlagen, von denen zumindest zwei Rechtsanwälte oder Notare sein müssen. Die Kosten der besonderen Stimmrechtsvertreter trägt die Gesellschaft.

(5) Die Abs. 1 bis 4 gelten für Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit mit der Maßgabe, dass, soweit von der Hauptversammlung und von Aktionären die Rede ist, an ihre Stelle die Versammlung des obersten Organs und die Mitglieder treten.

§ 4

Text

Sonderbestimmung für die Generalversammlung einer Genossenschaft oder eines Vereins

§ 4.

(1) Für die virtuelle Durchführung der Generalversammlung einer Genossenschaft oder eines Vereins ist es auch ausreichend, wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Verbindung in Echtzeit besteht, wobei das einzelne Mitglied dem Verlauf der Versammlung nur folgen kann, aber auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. Für die Abgabe von Wortmeldungen (Fragen und Beschlussanträge) können während der Versammlung angemessene zeitliche Beschränkungen festgelegt werden. § 2 Abs. 2 gilt sinngemäß.

(2) Falls auch eine virtuelle Durchführung der Generalversammlung nicht möglich oder zweckmäßig ist, kann der Vorstand – falls ein Aufsichtsrat vorhanden ist, mit dessen Zustimmung – für Angelegenheiten, die einer Beschlussfassung durch die Generalversammlung bedürfen, die Durchführung einer schriftlichen Abstimmung der Mitglieder anordnen, auch wenn dies in der Satzung nicht vorgesehen ist.

(3) Für die Ankündigung der schriftlichen Abstimmung gelten die Vorschriften über die Einladung zur Generalversammlung sinngemäß. Zusätzlich sind konkrete Beschlussanträge bekannt zu machen und es ist den Mitgliedern Gelegenheit zu geben, dazu bis zu 72 Stunden vor der Abstimmung schriftlich Stellung zu nehmen und schriftlich Fragen zu stellen. Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung. Stellungnahmen der Mitglieder sind ebenso unverzüglich bekannt zu machen, wobei es dem Vorstand der Genossenschaft oder des Vereins freisteht, eine solche Stellungnahme seinerseits zu kommentieren.

(4) Für die eigentliche Abstimmung ist den Mitgliedern zusammen mit der Ankündigung ein Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben oder im Briefkasten der Genossenschaft oder des Vereins abgeben können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.

(5) Die Genossenschaft oder der Verein kann auch vorsehen, dass die schriftlichen Stellungnahmen und Fragen (Abs. 3) sowie die schriftliche Stimmabgabe (Abs. 4) auch in elektronischer Form erfolgen können, sofern dabei die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.

(6) Die vorstehenden Regelungen gelten auch für Delegiertenversammlungen sowie für andere Versammlungen einer Genossenschaft oder eines Vereins, an denen mehr als 30 Personen teilnahmeberechtigt sind.

(7) Die Abs. 1 bis 6 gelten für kleine Versicherungsvereine mit der Maßgabe, dass soweit von der Generalversammlung die Rede ist, an ihre Stelle die Versammlung des obersten Organs tritt.

§ 5

Text

Inkrafttreten

§ 5.

(1) Diese Verordnung tritt mit 22. März 2020 in Kraft und mit Ablauf des 31. Dezember 2021 außer Kraft.

(2) Hat eine Aktiengesellschaft die Einberufung ihrer Hauptversammlung bereits vor der Kundmachung dieser Verordnung im Bundesgesetzblatt veröffentlicht, so reicht es abweichend von § 3 Abs. 3 auch aus, wenn die in § 2 Abs. 4 genannten Informationen ab dem 14. Tag vor der Hauptversammlung gemäß § 108 Abs. 3 bis 5 AktG bereitgestellt werden. Falls diese Informationen nicht auf der Internetseite der Gesellschaft zugänglich gemacht werden, sind sie den Aktionären auch ohne entsprechendes Verlangen unverzüglich zu übersenden.

(3) § 5 Abs. 1 in der Fassung der Verordnung BGBl. II Nr. 616/2020 tritt mit 1. Jänner 2021 in Kraft.